El tiempo y la administración del mismo es un factor que puede resultar clave para que una empresa se destaque entre sus competidoras o pierda su mercado.

 

Actividades aparentemente tan sencillas como encontrar el vuelo indicado, concertar una cita o hacer una reservación para comer le pueden quitar a un buen director de ventas hasta 5% de su tiempo activo, de acuerdo con Endeavor una organización internacional dedicada a estimular el crecimiento de mercados emergentes a través del impulso de emprendedores.

 

Si todo el equipo directivo de una empresa pierde 5% de su tiempo a diario, esto la convertirá en una empresa 5% menos competitiva que su competidor más cercano y esta cifra aparentemente pequeña es la diferencia entre el fracaso y el éxito.

 

Endeavor recomienda la contratación de un asistente o secretario para que ayude a concertar citas con los clientes, encontrar vuelos o atender asuntos personales (una cita con el médico, por ejemplo), aunque esto puede ser una opción cara. En Estados Unidos, por ejemplo, existen servicios de asistencia remota que se pueden contratar por hora o por mes, pero este tipo de servicios todavía no llega a México.

 

Optimizar tiempos de entrega

 

El Instituto Nacional del Emprendedor (INADEM) propone poner en orden las prioridades y optimizar los tiempos de entrega y atención a los clientes para hacer el servicio más eficiente y de mayor calidad y al mismo tiempo abatir los problemas de desorden y mala administración.

 

Estas medidas pueden requerir nuevas estrategias como reingeniería, orientación al cliente y entrega de los productos en un mínimo de tiempo estipulado. Para lograrlo es necesario involucrar a todo el personal, de manera efectiva y sin burocracia.

 

Esto quiere decir que los directivos deben comunicar con claridad qué quieren decir cuando piden aumentar la “calidad” de sus servicios, qué tan rápido necesitan tener capacidad de reacción ante las demandas de los clientes y qué costos son aceptables.

 

Estrategias para optimizar el reloj

 

Para evitar las “pérdidas” de tiempo, una tarea primordial es la planeación, pero existen otras.

 

1. Definir objetivos y seleccionar sólo las actividades más importantes
2. Analizar en qué se ocupa el tiempo; hay actividades que consumen mucho cuando no son tan relevantes
3. Hacer una lista de actividades por día o semana y dar prioridad a las más importantes
4. Planear las actividades desde el día anterior para iniciar el siguiente día con objetivos y estrategias a seguir para cumplirlos

 

5. Evitar postergar actividades. Si una actividad es poco atractiva, hacerla primero ayuda a que el resto del día sea más placentero

 

6. Delegar tareas a alguien que pueda hacerlas más rápido y de mejor manera, asegura que se cumplirá el objetivo en poco tiempo

 

7. Decir “no” a proyectos o clientes que no dejen un margen de ganancia sustancial ni para él ni para la empresa, ayuda a no desperdiciar tiempo

 

8. Hacer una cosa a la vez. Concentrarse en terminar una tarea es la mejor manera de ahorrar tiempo. Eliminar los distractores ayuda a terminar más rápido.

 

Fuente: ideasparapymes.com, INADEM, Endeavor